EMVI plan schrijven? Zo maak je het verschil met risicomanagement

Wie inschrijft op aanbestedingen in de bouw en infra kent het gevoel: de deadline nadert, het EMVI plan moet af en je wilt op kwaliteit het verschil maken ten opzichte van de concurrent. Want laagste prijs is allang niet meer de enige weg naar gunning. Opdrachtgevers beoordelen inschrijvingen op waarde, en juist daar liggen de kansen.

In deze blog lees je wat een EMVI plan precies is, hoe beoordelaars ernaar kijken en waarom risicomanagement vaak het onderdeel is waarmee je punten wint of verliest.

Wat is een EMVI plan?

EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Bij een EMVI-aanbesteding beoordeelt de opdrachtgever niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit van je aanpak. Het EMVI plan is het document waarin je die kwaliteit aantoont. Denk aan je plan van aanpak, omgevingsmanagement, duurzaamheid, planning en risicobeheersing.

Sinds de Aanbestedingswet spreken we formeel over BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding), maar in de praktijk gebruiken opdrachtgevers en aannemers de term EMVI plan nog volop. De kern blijft hetzelfde: kwaliteit telt mee in de gunning, vaak zwaarder dan prijs.

De opdrachtgever kent per criterium een fictieve korting of fictieve bijtelling toe. Een sterk EMVI plan kan je inschrijfprijs dus fictief flink verlagen. Anders gezegd: met een goed plan mag je duurder zijn dan je concurrent en toch winnen.

Waarom risicomanagement het verschil maakt in je EMVI plan

Vrijwel elk EMVI plan bevat een onderdeel over risico's. Logisch, want de opdrachtgever wil weten of jij de risico's van het project doorziet en beheerst. Toch is dit precies het onderdeel waar veel inschrijvingen door de mand vallen. Beoordelaars zien telkens dezelfde patronen terug:

• Generieke risico's die op elk project van toepassing zijn ("slecht weer", "vertraging in vergunningen") zonder koppeling aan dit specifieke project
• Kopieerwerk uit eerdere tenders, waardoor de aanpak niet aansluit op de belangen van deze opdrachtgever
• Maatregelen zonder diepgang, waarbij niet duidelijk is wie wat doet, wanneer en met welk effect
• Geen onderscheid tussen oorzaak en gevolg, waardoor maatregelen aan de verkeerde kant van het risico zitten

Een beoordelingscommissie leest tientallen plannen. Het plan dat laat zien dat het team écht heeft nagedacht over de risico's van dít project, en over wat de opdrachtgever wil beschermen, springt eruit.

De opbouw van een sterk risicohoofdstuk

Hoe pak je het dan wel aan? Een aanpak die aansluit bij hoe opdrachtgevers denken, begint niet bij risico's, maar bij belangen. Bij RiskChallenger noemen we dat de 1-2-3 aanpak:

1. Wat wil de opdrachtgever beschermen?

Elk project draait om te beschermen belangen: veiligheid van weggebruikers, bereikbaarheid van de omgeving, planning, imago van de opdrachtgever, budget. Benoem deze belangen expliciet in je EMVI plan. Daarmee laat je zien dat je de opgave door de ogen van de opdrachtgever bekijkt. Dat is precies wat beoordelaars willen lezen.

2. Welke risico's bedreigen die belangen?

Koppel vervolgens elk risico aan een belang. Niet "vertraging in de vergunning", maar "vertraging in de vergunningsprocedure voor de tijdelijke omleiding, waardoor de bereikbaarheid van winkelgebied X onder druk komt". Specifiek, herleidbaar en aantoonbaar doordacht.

3. Welke maatregelen neem je?

Maak onderscheid tussen preventieve maatregelen (die de oorzaak wegnemen) en mitigerende maatregelen (die het gevolg beperken). Benoem per maatregel wie verantwoordelijk is en wanneer die wordt uitgevoerd. Zo wordt je risicoparagraaf een concreet plan in plaats van een verplicht nummer.

Betrek het hele team, niet alleen de tenderschrijver

Hier zit misschien wel de grootste kans. Veel EMVI plannen worden geschreven door één tendermanager, terwijl de beste risico-inzichten bij het uitvoeringsteam zitten. De uitvoerder weet welke kabels en leidingen problemen gaan geven. De omgevingsmanager kent de gevoeligheden bij bewoners. De werkvoorbereider ziet de knelpunten in de planning.

Organiseer daarom een risicosessie met het beoogde projectteam. In een sessie van anderhalf uur haal je meer projectspecifieke risico's op dan in dagen bureauwerk. Met een tool als RiskChallenger doet iedereen live mee via een QR-code, zonder accounts of installatie. Het team brainstormt gezamenlijk, stemt op kans en impact en prioriteert de risico's. Het resultaat: een gedragen risicodossier dat je direct kunt vertalen naar je EMVI plan.

Bijkomend voordeel: bij een gunning start je project niet vanaf nul. Het risicodossier uit de tenderfase gaat mee de uitvoering in, inclusief de maatregelen en verantwoordelijken. Dat maakt je belofte in het EMVI plan ook waar in de praktijk. En dat merkt de opdrachtgever bij de volgende aanbesteding weer.

Veelgemaakte fouten in een EMVI plan

Naast een zwakke risicoparagraaf zien we in de tenderpraktijk nog een paar valkuilen:

1. Schrijven over jezelf in plaats van over de opdrachtgever. Beoordelaars zoeken naar meerwaarde voor hun project, niet naar een bedrijfspresentatie.
2. Beloftes zonder onderbouwing. "Wij communiceren proactief met de omgeving" zegt niets. Beschrijf hoe, hoe vaak en met welk doel.
3. De gunningscriteria niet letterlijk beantwoorden. De beoordelingscommissie scoort op de criteria uit de leidraad. Structureer je plan daar dan ook op.
4. Te laat beginnen. Een goede risicosessie met het team organiseer je niet twee dagen voor de deadline.

Hulp nodig bij je EMVI plan? Ontdek TenderSupport

Wil je bij je volgende aanbesteding maximaal scoren op risicomanagement? Met TenderSupport van RiskChallenger ondersteunen ISO 31000 gecertificeerde adviseurs je tenderteam bij het risicodeel van je EMVI plan. Van het faciliteren van interactieve risicosessies tot het scherp formuleren van maatregelen die beoordelaars overtuigen.

En het mooie: de pricing is risicovrij. Win je de tender niet, dan betaal je niets.