Zo win je een tender op risicomanagement: 5 lessen uit de praktijk

Mijn naam is Aurelia Bejenari, Adviseur Risicomanagement bij RiskChallenger en de afgelopen maanden heb ik meerdere organisaties ondersteund bij tendertrajecten, zowel in Nederland als in België. Best intensief, moet ik eerlijk zeggen. Veel deadlines, veel stakeholders, late avonden doorwerken, veel te veel koffie en overwegingen over wat wel en niet in het document komt. Als je, net als ik, graag alles tot in de puntjes goed wilt hebben, is dat best een uitdaging. Nu de rust een beetje is teruggekeerd, leek het me goed om mijn belangrijkste lessen te delen.

‍

Een tender win je niet met inhoud alleen

Inhoud is belangrijk. Natuurlijk. Een scherpe risicoanalyse, een realistische planning en concrete beheersmaatregelen vormen de basis. Maar wat ik heb geleerd: inhoud alleen wint geen tender.

‍

Je moet continu schakelen tussen:

• wat wij inhoudelijk sterk vinden,
• wat de aanbestedende partij écht belangrijk vindt,
• en hoe je dat verschil overtuigend weet te overbruggen.

‍

Dat vraagt om meer dan vakinhoudelijke kennis. Het vraagt om strategisch denken. Wat is de vraag achter de vraag? Waar zit de werkelijke zorg van de opdrachtgever? En misschien nog belangrijker: wat moeten zij lezen om vertrouwen te krijgen in ónze aanpak?

‍

Een tender draait daarom niet alleen om laten zien wat je kunt, maar ook om laten zien waarom juist jij de juiste partij bent. Dat betekent: scherp positioneren, keuzes durven maken en expliciet maken waarin je onderscheidend bent.

‍

Het perfectionisten-dilemma: leren omgaan met onzekerheid

Ik ben altijd het type persoon geweest dat dingen goed wil doen. Niet gewoon adequaat. Niet gewoon “goed genoeg”. Als je in risicomanagement werkt, is dat instinct geen slechte eigenschap. Details zijn belangrijk. Grondigheid is belangrijk.

‍

Maar bij tenders loop je al snel tegen een fundamenteel probleem aan: je kunt niet perfect zijn over dingen die je nog niet weet.

‍

Op het moment dat je een tender schrijft, is er zoveel nog onduidelijk. Je werkt met beperkte informatie. De context is nog in beweging. Je weet niet precies hoe het project er in de praktijk uit gaat zien. Je hebt geen volledig inzicht in alle risico's die je tegen gaat komen. En toch moet je overtuigend overkomen alsof je het allemaal onder controle hebt. Dat is lastig als je gewend bent om alles tot in de puntjes uit te zoeken voordat je iets neerzet. Ik heb moeten leren dat “af” in een tender niet betekent dat alles tot in detail vaststaat. Het betekent dat je voldoende vertrouwen uitstraalt. Dat je laat zien dat je begrijpt waar de onzekerheden zitten, en hoe je daar professioneel mee omgaat.

‍

De balans tussen ambitie en realisme

Een tender vraagt om ambitie. Je wilt laten zien wat mogelijk is. Dat je vooruit denkt. Dat je meerwaarde biedt. Tegelijkertijd moet wat je opschrijft uitvoerbaar zijn. Niet alleen in theorie, maar ook in capaciteit, planning en praktijk.

‍

Want als je die tender wint met een ambitieus verhaal dat je in de praktijk niet kunt waarmaken, heb je eigenlijk niemand een dienst bewezen. Niet de klant, niet je team en jezelf ook niet.

‍

Wat wel werkt, is om realistisch te zijn over je aanpak en capaciteit, maar ambitieus over de impact en de resultaten. Beschrijf een haalbare planning met concrete stappen, maar laat wel zien hoe die aanpak leidt tot maximale waarde voor de opdrachtgever.

‍

Het oog op de kosten

Of we het nu leuk vinden of niet: een inschrijving wordt altijd beoordeeld in samenhang met de prijs. Je kunt de beste aanpak hebben en het sterkste team, maar als je prijs niet concurrerend is, kom je er vaak niet doorheen.

‍

Dat betekent dat je niet alleen moet nadenken over wat je wilt bieden, maar ook over wat dat kost, en hoe dat zich verhoudt tot wat anderen waarschijnlijk gaan inschrijven.

‍

Het is dan verleidelijk om je risicoreserve aan te tasten om je prijs scherper te krijgen. Maar let op! Als je dat doet, heb je geen buffer meer als er onverwachte dingen gebeuren; en die gebeuren bijna altijd. Een te krap risicopotje betekent dat je later kostenoverschrijdingen moet gaan uitleggen, of zelf de kosten moet opvangen.

‍

Risicoallocatie: wat wij wél en niet accepteren

Risico’s hoeven niet alleen geïdentificeerd te worden, maar ook gealloceerd aan de partij die de verantwoordelijkheid er het beste voor kan dragen.

‍

In de praktijk zie je vaak het klassieke spel: de opdrachtgever wil zoveel mogelijk risico's bij de opdrachtnemer leggen, en de opdrachtnemer probeert ze zoveel mogelijk terug te schuiven. Iedereen wil de verantwoordelijkheid voor onzekerheden liever bij de ander neerleggen.

‍

Maar hier moet je echt opletten. De vraag die je jezelf bij elk risico moet stellen is: wie kan dit risico het beste beïnvloeden of beheersen? Want als je risico’s accepteert waar je eigenlijk weinig of geen invloed op hebt, zet je jezelf in een onmogelijke positie.

‍

Wat mij betreft is de rode draad in al mijn lessen eigenlijk heel simpel: wees strategisch, wees realistisch en wees helder over waar je wel en niet voor gaat. Laat vooral zien dat je de opdrachtgever écht begrijpt, dat je weet wat er komt kijken bij de uitvoering en dat je daar professioneel én betrouwbaar mee omgaat.

‍

En niet te vergeten: ga erin met een winnaarsmentaliteit. Niet arrogant, maar wel met het vertrouwen dat jullie deze opdracht kunnen en willen winnen. Dat straalt door in alles wat je schrijft. Als je zelf niet overtuigd bent dat jullie de juiste partij zijn, waarom zou de opdrachtgever dat dan zijn?

‍

Bij RiskChallenger helpen we organisaties die hun tenderkansen willen maximaliseren op het onderdeel risicomanagement. Met onze TenderSupport dienst heb je een ervaren sparringpartner die al deze lessen in de praktijk heeft toegepast. Winnen we de tender? Dan schakelen we direct met je mee om het gebruik van RiskChallenger gedurende het project de beloofde meerwaarde te laten zijn voor jou én je opdrachtgever! Op naar succes!